Cieszymy się, że możemy przedstawić nową funkcję w programie KSeF.Link (wersja 1.0.6.0), która umożliwia łatwą integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) poprzez pliki XML FA(2). Ta funkcja pozwala użytkownikom wysyłać strukturyzowane faktury do KSeF bez konieczności korzystania z API czy odwiedzania strony Ministerstwa Finansów. Dodatkowo, istnieje możliwość automatycznego pobierania faktur zakupowych z KSeF w formie plików XML FA(2).
Aby skorzystać z tej nowej funkcji, postępuj zgodnie z poniższą instrukcją:
- Uruchom program KSeF.Link
- Wybierz opcję Daemon
- Przejdź do zakładki „Faktury XML”
W tej zakładce znajdziesz dwie główne opcje:
- Wysyłaj faktury XML do KSeF:
- Wybierz tę opcję, jeśli chcesz wysłać strukturyzowane faktury do KSeF
- Wybierz folder do przechowywania plików XML, domyślnie:
- „C:\Program Files\KSeF.Link\XML\Drop” – Folder rozpoczęcia wysyłki
- „C:\Program Files\KSeF.Link\XML\Processing” – Folderu trwających wysyłek
- „C:\Program Files\KSeF.Link\XML\Sent” – Folderu zakończonych wysyłek
- „C:\Program Files\KSeF.Link\XML\Error” – Folder błędnych wysyłek
- Pobieraj faktury XML z KSeF:
- Ustaw częstotliwość pobierania faktur zakupowych z KSeF
- Wybierz folder do przechowywania plików XML, domyślnie: „C:\Program Files\KSeF.Link\XML\Retrieve”
Te opcje będą działać dla wszystkich NIP-ów znajdujących się w zakładce „Poświadczenia KSeF” i posiadających uprawnienia „Wystawiania faktur” oraz „Dostęp do faktur”.
Faktury zakupowe zostaną zapisane w folderze „Folder pobranych faktur” w formacie [NIP]/[Data wystawienia faktury]/[NIP wystawiającego fakturę]-[Identyfikator faktury].xml. Przy pliku XML znajdziesz również plik KRN o identycznej nazwie, zawierający unikalny numer identyfikacyjny KSeF dla pobranej faktury.
Aby wysłać fakturę do KSeF
- Umieść plik XML w folderze „Folder rozpoczęcia wysyłki” („Drop”)
- Plik musi mieć nazwę [NIP wystawiającego fakturę]-[Identyfikator faktury].xml
- Poświadczenia dla numeru NIP wystawiającego fakturę muszą być w zakładce „Poświadczenia KSeF”
Po przeniesieniu pliku do folderu „Drop”, zostanie on automatycznie przeniesiony do „Folderu trwających wysyłek” („Processing”). Nie należy ruszać tych plików, ponieważ służą one programowi do określania statusu wysyłki faktury do KSeF, a program automatycznie czyści ten folder.
Jeśli plik nie zostanie automatycznie przeniesiony do folderu „Processing”, może to oznaczać, że program KSeF.Link nie jest uruchomiony lub gotowy do wysyłki. W takim przypadku usuń plik i skopiuj go ponownie, gdy program będzie gotowy.
Gdy faktura zostanie pomyślnie wysłana do KSeF, plik XML zostanie przeniesiony do „Folderu zakończonych wysyłek” („Sent”) w formacie [NIP]/[Data wystawienia faktury]/[NIP wystawiającego fakturę]-[Identyfikator faktury].xml. Przy pliku XML znajdziesz pliki KRN oraz STS o identycznej nazwie.
W pliku KRN znajdziesz numer identyfikacyjny faktury KSeF oraz numer referencyjny sesji, w której faktura została wysłana (potrzebny do pobrania UPO), oddzielone znakiem „|”. Natomiast w pliku STS znajdziesz status przetwarzania faktury w systemie KSeF.Link.
W przypadku problemów z wysyłką do KSeF, plik XML zostanie przeniesiony do „Folderu błędnych wysyłek” („Error”), a przy pliku XML będzie znajdować się plik ERR zawierający szczegóły błędu.
Pamiętaj, aby normalizować nazwy plików przed wrzuceniem ich do katalogu „Drop”, np. dla faktury o identyfikatorze FV/2023/11/11 wystawianej przez NIP 5262668204, plik XML FA(2) powinien mieć nazwę „5262668204-FV_2023_10_25.xml”.
Przed pierwszą wysyłką, a po dodaniu wszystkich poświadczeń, zalecamy ponowne uruchomienie usługi KSeF.Link.Daemon. Dzięki nowej funkcji korzystanie z KSeF.Link staje się jeszcze bardziej efektywne i wygodne.
Okno ustawień wysyłki faktur XML
Pliki XML wysłane do KSeF
Pliki XML pobrane z KSeF
